1. La persona encargada de realizar los nombramientos del personal en cada unidad académica o administrativa deberá ingresar al sistema SIGESA, en la dirección electrónica https://erp.una.ac.cr, para la elaboración del contrato laboral y adjuntará los documentos de respaldo (declaración jurada de jornada y horario, acuerdos, nómina de elegibilidad, entre otros).
2. El personal contratado aprueba las condiciones del nombramiento dentro del flujo de trabajo establecido en el sistema SIGESA.
3. El superior jerárquico de la unidad académica o administrativa aprueba el nombramiento y lo envía al Programa Desarrollo de Recursos Humanos para su activación.
4. Los recargos de tareas académicas deberán ser aprobados por la Vicerrectoría respectiva, antes de remitirse al Programa Desarrollo de Recursos Humanos.

B. Reconocimientos de tiempo servido en otras instituciones públicas

1. Presentar en la plataforma de servicios (ventanilla 1), la solicitud de reconocimiento, adjuntando las certificaciones originales, firmadas y selladas por el Departamento de Recursos Humanos de la institución pública a reconocer. Esta certificación debe indicar la fecha desde y hasta de su relación laboral, así como de los permisos con y sin goce de salario. En caso, de no registrar permisos, igualmente se debe mostrar en la certificación.
2. El formato de las fechas debe ser en día, mes y año.

C. Reconocimiento de vacaciones

1. Presentar en la plataforma de servicios (ventanilla 1), la solicitud de reconocimiento de vacaciones, por haber laborado en otra institución pública.
2. Se deberá adjuntar a la solicitud, la certificación emitida por el Departamento de Recursos Humanos dicha institución pública, en la que se indique que la cantidad de días de vacaciones que trasladará a la Universidad Nacional.

D. Estudios de Pensión

1. Durante los primeros cinco días hábiles de cada mes, deberá completar el formulario Solicitud de Constancias Manuales, en el que se solicite el estudio de pensión y presentarlo en la plataforma de servicios (ventanilla 1).
 
E. Constancias Manuales
1. Presentar en la plataforma de servicios (ventanilla 1), durante los primeros cinco días hábiles de cada mes, el formulario Solicitud de Constancias Manuales en el que se solicite la siguiente información: categoría salarial actual, remuneración de horas extras, régimen de pensión, fin de contrato para retiro de cesantía, vacaciones, , salario en propiedad y salario percibido actualmente, tiempo servido laborado únicamente como académico.

F. Constancias vía sistema
1. Las solicitudes de constancias por tiempo servido, salario, salario de meses anteriores, deducciones e incapacidades, generadas vía sistema, serán entregadas en la plataforma de servicios ventanillas 1 y 3, al momento de la solicitud presencial o con autorización a terceros por escrito.

G. Estudio de cuotas
Presentar en la plataforma de servicios (ventanilla 1), durante los primeros cinco días hábiles de cada mes, el formulario Solicitud de Constancias Manuales para estudio de cuotas, adjuntando para cada caso lo siguiente:

A. Para el estudio de cotizaciones de la Junta de Pensiones del Magisterio Nacional deberá adjuntar el reporte denominado “Certificación de cuotas” emitido por dicha entidad.
B. Para el estudio de cotizaciones de la Caja Costarricense de Seguro Social deberá adjuntar el reporte denominado “Estudio de salarios y/o ingresos reportados a la Caja Costarricense de Seguro Social”, emitido por dicha entidad.